Angebote erstellen
Aus Anfrage und Preisdaten entsteht ein fertiges Angebot in Ihrem Layout — inklusive Textbausteinen.
Anwendungsfall 05
Papierkram, der sich
Papierkram, der sich
selbst erledigt.
Aus einer Anfrage wird ein Angebot. Aus einem Beleg werden geprüfte Daten im System. Zwei Richtungen, dieselbe Idee: Dokumente entstehen und werden verstanden, ohne dass jemand tippt.
Worum es geht
Wo hier die Zeit liegt
Dokumente kosten an zwei Stellen Zeit: beim Erstellen und beim Erfassen. Ein Angebot zusammenstellen, Preise nachschlagen, Textbausteine suchen — und auf der anderen Seite Belege öffnen, Zahlen abtippen, Positionen prüfen.
Beides lässt sich automatisieren. Aus Ihren Preis- und Leistungsdaten entsteht ein vollständiges Angebot im Layout Ihres Hauses. Und eingehende Belege werden ausgelesen, gegen Bestellung oder Vertrag geprüft und als saubere Daten übergeben — inklusive Hinweis, wo etwas nicht zusammenpasst.
Freigegeben wird weiterhin von Ihnen. Nur eben in Minuten statt in einem halben Vormittag.
Leistungsumfang
Was in beide Richtungen läuft
Belege auslesen
Rechnungen, Lieferscheine und Verträge werden gelesen und als geprüfte Felder übergeben.
Prüfung gegen Ihre Regeln
Abweichungen bei Menge, Preis oder Frist werden markiert, statt durchzurutschen.
Übergabe ins System
Die Daten landen dort, wo sie hingehören — ohne Zwischenschritt über eine Tabelle.
Der Unterschied
Vorher und nachher
Vorher
Angebote werden aus alten Dateien zusammenkopiert. Eingehende Belege tippt jemand ab und übersieht dabei gelegentlich eine Abweichung.
Nachher
Das Angebot liegt fertig zur Freigabe vor. Belegdaten stehen geprüft im System — und Unstimmigkeiten melden sich von selbst.
Vorgehen
Von der Aufnahme bis zum Betrieb
Phase 01
Prozess-Aufnahme
Wir schauen uns an, was heute wirklich passiert — Aufgaben, Häufigkeiten, Wartezeiten, Übergaben.
Phase 02
Potenzial & Fahrplan
Aufwand heute, Aufwand danach. Daraus entsteht die Reihenfolge — größter Hebel zuerst.
Phase 03
Umsetzung
Wir bauen, binden Ihre Systeme an und testen mit echten Daten. Erst wenn es trägt, geht es produktiv.
Phase 04
Betrieb & Ausbau
Wir messen, schärfen nach und nehmen uns den nächsten Ablauf vor.
Wie Sie uns buchen
Beratung — oder Beratung und Umsetzung
Beides beginnt mit der Aufnahme Ihrer Abläufe und einem priorisierten Fahrplan. Danach entscheiden Sie, wer baut.
Beratung
Wir zeigen Ihnen den Weg — Sie gehen ihn intern.
- Prozessaufnahme und Bewertung nach Aufwand und Wirkung
- Priorisierter Fahrplan mit Reihenfolge und Aufwandsschätzung
- Empfehlung zu Werkzeugen, Datenschutz und Datenflüssen
- Schulung Ihres Teams
Ergebnis: Sie können ohne uns starten.
Mehr zur BeratungBeratung & Umsetzung
Wir zeigen Ihnen den Weg — und gehen ihn mit.
- Alles aus Modell A
- Aufbau der Automatisierung und Anbindung Ihrer Systeme
- Test mit echten Daten, Übergabe und Dokumentation
- Betreuung im laufenden Betrieb und schrittweiser Ausbau
Ergebnis: Es läuft — Zugänge und Daten bleiben bei Ihnen.
Prozess-Check anfragen
Weiter im Haus
Weitere Anwendungsfälle
Fragen zu Angebote & Dokumente
Was Unternehmen vor dem Start fragen.
Funktioniert das auch mit gescannten Papierbelegen?
Ja. Auch fotografierte oder gescannte Dokumente werden gelesen. Die Erkennungsqualität hängt an der Vorlage — wir prüfen das vorab an Ihren echten Belegen, nicht an Musterdateien.
Was passiert, wenn etwas falsch erkannt wird?
Jedes Feld hat eine Sicherheitsbewertung. Was unsicher ist, wird zur Prüfung vorgelegt statt stillschweigend übernommen. Für Beträge und Fristen lässt sich zusätzlich eine Pflichtprüfung setzen.
Bleibt unser Layout erhalten?
Ja. Wir arbeiten mit Ihren Vorlagen weiter, damit Angebote und Rechnungen aussehen wie bisher — nur eben ohne Handarbeit.
Ersetzt das unsere Buchhaltungssoftware?
Nein. Wir liefern die geprüften Daten an das System, das Sie bereits nutzen. Der Nutzen entsteht davor — beim Erfassen und Prüfen.
Sprechen wir
Welcher Ablauf kostet Sie zu viel Zeit?
Beschreiben Sie ihn in zwei, drei Sätzen. Sie erhalten eine kostenlose, unverbindliche Einschätzung: ob und wie er sich automatisieren lässt — und was das ungefähr bedeutet.