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Anwendungsfall 05 · Angebote und Dokumente

Papierkram, der sich selbst erledigt.

Aus einer Anfrage wird ein Angebot. Aus einem Beleg werden geprüfte Daten im System. Zwei Richtungen, dieselbe Idee: Dokumente entstehen und werden verstanden, ohne dass jemand tippt.

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Worum es geht

Wo hier die Zeit liegt.

Dokumente kosten an zwei Stellen Zeit: beim Erstellen und beim Erfassen. Ein Angebot zusammenstellen, Preise nachschlagen, Textbausteine suchen. Und auf der anderen Seite Belege öffnen, Zahlen abtippen, Positionen prüfen.

Beides lässt sich automatisieren. Aus Ihren Preis- und Leistungsdaten entsteht ein vollständiges Angebot im Layout Ihres Hauses. Eingehende Belege werden ausgelesen, gegen Bestellung oder Vertrag geprüft und als saubere Daten übergeben, mit Hinweis, wo etwas nicht zusammenpasst.

Freigegeben wird weiterhin von Ihnen. Nur eben in Minuten statt in einem halben Vormittag.

Leistungsumfang

Was in beide Richtungen läuft.

Angebote erstellen

Aus Anfrage und Preisdaten entsteht ein fertiges Angebot in Ihrem Layout, mit Textbausteinen.

Belege auslesen

Rechnungen, Lieferscheine und Verträge werden gelesen und als geprüfte Felder übergeben.

Prüfung nach Ihren Regeln

Abweichungen bei Menge, Preis oder Frist werden markiert, statt durchzurutschen.

Übergabe ins System

Die Daten landen dort, wo sie hingehören, ohne Umweg über eine Tabelle.

Der Unterschied

Vorher und nachher.

Vorher

Angebote werden aus alten Dateien zusammenkopiert. Eingehende Belege tippt jemand ab und übersieht dabei gelegentlich eine Abweichung.

Nachher

Das Angebot liegt fertig zur Freigabe vor. Belegdaten stehen geprüft im System, und Unstimmigkeiten melden sich von selbst.

Vorgehen

Von der Aufnahme bis zum Betrieb.

  1. Prozessaufnahme

    Wir schauen uns an, was heute wirklich passiert: Aufgaben, Häufigkeiten, Wartezeiten, Übergaben.

  2. Potenzial und Fahrplan

    Aufwand heute, Aufwand danach. Daraus entsteht die Reihenfolge, der größte Hebel zuerst.

  3. Umsetzung

    Wir bauen, binden Ihre Systeme an und testen mit echten Daten. Erst wenn es trägt, geht es in Betrieb.

  4. Betrieb und Ausbau

    Wir messen, schärfen nach und nehmen uns den nächsten Ablauf vor.

Wie Sie uns buchen

Beratung oder Beratung und Umsetzung.

Beides beginnt mit der Aufnahme Ihrer Abläufe und einem priorisierten Fahrplan. Danach entscheiden Sie, wer baut.

Modell A

Beratung

Wir zeigen Ihnen den Weg, Sie gehen ihn intern.

  • Prozessaufnahme und Bewertung nach Aufwand und Wirkung
  • Priorisierter Fahrplan mit Reihenfolge und Aufwandsschätzung
  • Empfehlung zu Werkzeugen, Datenschutz und Datenflüssen
  • Schulung Ihres Teams

Ergebnis: Sie können ohne uns starten.

Meist gewähltModell B

Beratung und Umsetzung

Wir zeigen Ihnen den Weg und gehen ihn mit.

  • Alles aus Modell A
  • Aufbau der Automatisierung und Anbindung Ihrer Systeme
  • Test mit echten Daten, Übergabe und Dokumentation
  • Betreuung im laufenden Betrieb und schrittweiser Ausbau

Ergebnis: Es läuft, Zugänge und Daten bleiben bei Ihnen.

Fragen zu Angebote und Dokumente

Was Unternehmen vor dem Start fragen.

Funktioniert das auch mit gescannten Papierbelegen?

Ja. Auch fotografierte oder gescannte Dokumente werden gelesen. Die Erkennungsqualität hängt an der Vorlage, deshalb prüfen wir das vorab an Ihren echten Belegen, nicht an Musterdateien.

Was passiert, wenn etwas falsch erkannt wird?

Jedes Feld hat eine Sicherheitsbewertung. Was unsicher ist, wird zur Prüfung vorgelegt statt stillschweigend übernommen. Für Beträge und Fristen lässt sich zusätzlich eine Pflichtprüfung setzen.

Bleibt unser Layout erhalten?

Ja. Wir arbeiten mit Ihren Vorlagen weiter, damit Angebote und Rechnungen aussehen wie bisher, nur eben ohne Handarbeit.

Ersetzt das unsere Buchhaltungssoftware?

Nein. Wir liefern die geprüften Daten an das System, das Sie bereits nutzen. Der Nutzen entsteht davor, beim Erfassen und Prüfen.

Weiter im Haus

Weitere Anwendungsfälle.

Anwendungsfall 04

Kundenservice

Anfragen sortieren sich selbst und kommen mit Antwortvorschlag.

Anwendungsfall 07

Reporting

Der Bericht baut sich selbst und meldet Ausreißer.

Anwendungsfall 08

Interne Abläufe

Daten wandern von System zu System, ohne Copy und Paste.

Alle Anwendungsfälle und Zeitrechner →

Welcher Ablauf kostet Sie zu viel Zeit.

Beschreiben Sie ihn in zwei, drei Sätzen. Sie bekommen eine kostenlose, unverbindliche Einschätzung, ob und wie er sich automatisieren lässt und was das ungefähr bedeutet.

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